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Matriz "Quem | O que | Quando"

Muitas reuniões terminam com uma discussão sobre os “próximos passos” ou “itens de ação”. Essas discussões são frequentemente abstratas, começando com uma lista de tarefas que são entregues a participantes possivelmente relutantes, sem nenhum prazo específico anexado. Ao concentrar a discussão em uma matriz "Quem / O quê / Quando", você pode conectar as pessoas com ações nítidas sobre as tarefas e um compromisso sobre quando elas irão concluir a tarefa.

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60-120 min

Período de tempo

2-40 pessoas

Tamanho do grupo

FLIP CHART / QUADRO BRANCO, CANETAS & CADERNOS

Materiais utilizados

Passo 1

Em um flipchart ou quadro branco,crie uma matrizque descreva “QUEM | O QUE | QUANDO”


Passo 2

Embora os instintos possam começar com o “O QUÊ” (As tarefas e itens que precisam ser realizados), essa abordagem começa com o “QUEM” (As pessoas que realizarão as ações). Coloque o nome de cada participante na matriz desta coluna.


Passo 3

Pergunte a cada participante com quais próximos passos concretos eles podem se comprometer. Coloque isso na coluna “O QUE”. Cada participante pode ter uma série de próximos passos que ele acha que são necessários ou sobre os quais tem forte convicção. Para cada item, pergunte a essa pessoa “QUANDO” ela fará o item.


Passo 4

As ações não acontecem por si mesmas e as pessoas não se comprometem tão fortemente com as ações quanto se comprometem umas com as outras. Ao abordar as próximas etapas “primeiro as pessoas”, algumas coisas mudam. Em primeiro lugar, fica claro que as pessoas na sala são as responsáveis pelos próximos passos. Em segundo lugar, ao assumir compromissos na frente de seus pares, os participantes colocam sua credibilidade ao agir e têm maior probabilidade de seguir adiante. E, em terceiro lugar, fica claro QUEM fará O QUÊ até QUANDO - e quem se ofereceu voluntariamente com pouco ou nenhum compromisso.


Passo 5

Estratégia

Ao preencher a matriz “Quem | O quê | Quando”, é provável que você descubra que há muito a fazer. Este é um bom momento para perguntar se há alguma maneira de os participantes que se comprometeram com pouco ou nada aumentarem sua contribuição. Eles podem ajudar outras pessoas a completar suas tarefas - ou sua presença pode ter sido desnecessária.

Embora os participantes sejam mais propensos a se comprometer com as ações que declaram na frente do grupo, em última análise, você é responsável por acompanhá-los após a reunião. Você pode pedir aos participantes que enviem seus compromissos por e-mail e pode enviar ao grupo a lista completa como uma atualização.



Fontes e afins

Design por Dave Gray da Gamestorming, inspirado nos métodos de coaching de negócios de Mike Berman.

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