Reúna o grupo do projeto. Faça um pequeno check-in para garantir que todos estão de corpo e mente presentes.

Explique que o workshop será curto e tem o propósito de criar estrutura e direcionamento claros para o projeto futuro. Será uma atividade rápida e focada. São nove perguntas para discutir em grupo, escrevendo as respostas no papel e depois transferindo para um documento digital para compartilhar.

Para que a atividade seja dinâmica e ágil, é melhor ficar de pé e usar o quadro branco/flip chart do que se sentar ao redor de uma mesa.

Crie um estacionamento na parede/mesa. Explique que isso ajuda a manter o foco. Vamos "estacionar" aí os pontos ou perguntas que não contribuem diretamente com a resposta que buscamos. Eles podem ser discutidos ou respondidos depois da sessão.

Decidam no grupo quanto tempo durará a atividade. Divida o tempo em partes iguais entre as 8 perguntas: p.ex., se tiver 90 minutos, aloque 11 minutos para cada pergunta.

Como moderador, sua tarefa é manter o foco e propósito da discussão. Você pode assumir o papel de tomar notas e controlar o tempo ou delegar essa tarefa a outra pessoa no grupo.

Escreva (ou cole uma cópia impressa) as seguintes perguntas. Trate uma de cada vez no tempo alocado.

1. Propósito*: Qual é o objetivo geral do projeto? (expresse em uma frase).
2. Resultado desejado: Quais resultados específicos devem ser alcançados até o final do projeto? (procure ter 2-4 pontos).
3. Grupo alvo e valor: Para quem estão fazendo o projeto? E qual valor oferece para essas pessoas? (procure ter até 3 pontos).
4. Papéis: Quem está envolvido e é responsável pelo quê? Eis algumas sugestões de papéis:

• Líder - líder ou dono do projeto
• Assistente - principal suporte para o líder, no dia-a-dia.
• Core - o principal grupo de pessoas que trabalham no projeto.
• Assessoria - pessoas que a equipe principal pode receber para input e feedback.
• Decisão - líder ou diretor com a responsabilidade de aprovar o projeto.

1. Marcos e orçamento: O que precisa acontecer até quando? Quanto verba há disponível? (dividido em pontos, num nível amplo).
2. Como: Como a equipe trabalhará em conjunto, como você se comunicará, dividirá tarefas, colaborará, abordará a tomada de decisões, etc. (tente definir aproximadamente 5 diretrizes com descrições curtas para cada uma).
3. Critérios de sucesso/fracasso: O que seria o sucesso no caso? O que seria o fracasso no caso? (procure ter 4-5 pontos para cada um).
4. Conexões: Quais projetos estão vinculados a este? Existem outros documentos ou fontes de dados que precisamos levar em consideração? (listar as conexões com hiperlinks para documentos-chave).

Uma vez respondidas e documentadas todas as perguntas, decida quem assumirá a responsabilidade de compilar tudo num documento digital para ser compartilhado com a equipe.

Antes de encerrar a sessão, dê ao líder do projeto a oportunidade de esclarecer quaisquer pontos que não ficaram claros.

Termine com um check-out, perguntando a cada pessoa quais são as próximas ações relacionadas a este projeto.