Torne os encontros remotos energizantes e engajadores

Em 25 anos no mercado de educação, ajudamos muitas empresas e pessoas a se adaptarem às transformações do mundo.

Há dois anos, quando todos nós fomos surpreendidos pela pandemia, ninguém (nem mesmo a gente) estava preparado para interagir à distância. Precisamos migrar nossas atividades presenciais para o remoto, e convencer nossos clientes a apostarem em um novo formato de interação - levando jornadas como team building e ideação para o online.

Já perdemos as contas da quantidade de horas que estivemos conectados ao Google Meet, Zoom, Microsoft Teams e tantas outras plataformas. O desafio de participar de diversas reuniões e realizar outras demandas da rotina, às vezes simultaneamente, foi quase unânime.

Embora a adaptação não tenha sido tão fácil, sejamos sinceros? O mundo remoto veio e está aqui para ficar! Estamos voltando aos poucos ao presencial ou, em algumas empresas, ao modelo híbrido - ainda assim, as reuniões e interações remotas não sumirão das nossas vidas.

Então, uma grande questão! Como podemos tornar essas interações remotas mais criativas, engajadoras, e fazer com que as pessoas queiram colaborar e criar?

 

4 dicas para melhorar a interação remota

 

Aqui na Hyper decidimos testar um novo tipo de aplicativo para interações remotas, o Butter. É como o Zoom, mas muito mais leve, divertido e com funcionalidades poderosas para manter o engajamento dos participantes.

Por isso, decidimos compartilhar com vocês 4 dicas de como melhorar a interação remota entre a sua equipe, e mostrar como o Butter nos ajudou a criar novas experiências. Vamos nessa?

 

1. Crie conexões e acolha cada pessoa de maneira única 

Não podemos obrigar as pessoas a abrirem suas câmeras durante as reuniões, mas sabemos o quão desmotivante é ver as telinhas sem imagem, apenas com o nome das pessoas, concorda? Então, como conectar todas as pessoas nesse momento?

No Butter, cada pessoa pode escolher um avatar que representa melhor a sua identidade e, assim, estar “mais presente” quando não abrir a câmera. São opções que representam diversas personalidades, etnias e até orientação sexual - isso tudo de maneira leve e divertida. Então, mesmo que algumas pessoas não abram suas câmeras, o clima da reunião fica mais pessoal e descontraído - o que ajuda a manter a energia do encontro.

 

2. Incentive a participação de todos

Nas reuniões remotas, a participação das pessoas acaba sendo mais lenta e engessada - muitos não se sentem confortáveis em abrir o microfone e interromper a fala da pessoa que está apresentando. Já nas reuniões presenciais, as pessoas costumam interagir com mais naturalidade, acompanhando o flow do encontro, comentando, concordando ou contribuindo com mais insights. Além do contato visual com o apresentador (e vice-versa), da troca de algum sorriso ou até mesmo de um olhar cheio de dúvidas, que ajudam o facilitador a ficar conectado com os participantes, e a adaptar sua fala. Todos esses indicadores ajudam a pessoa que está apresentando a adaptar sua fala e interagir com os outros.

Então, como podemos incentivar a interação entre o apresentador e os outros participantes da reunião em um cenário remoto? No Butter, é possível que o facilitador saiba como o conteúdo está chegando nas outras pessoas a partir de emojis. Eles ficam disponíveis durante a reunião e, quando escolhidos, deslizam na tela do apresentador, chamando atenção dele.

Outra funcionalidade muito legal, é a fila de espera. Ela serve para que os participantes consigam sinalizar o desejo de falar, sem interromper alguém.

 

 

Algumas pessoas são mais tímidas e acabam não abrindo o microfone, preferindo utilizar o chat para se comunicar. É papel da pessoa facilitadora identificar quando isso acontece e convidar os participantes para interagirem, mesmo que de maneira silenciosa, aos conteúdos compartilhados.

O Butter nos permitiu tornar essas interações via chat muito mais poderosas. Isso porque é possível reagir aos comentários com emojis e até responder um comentário específico “em thread”  - sem poluir o restante do chat. Ah, os GIFs também são ótimos para deixar a reunião mais descontraída!

 

 

3. Ser visual para colaborar com simplicidade

O que distrai um participante durante uma reunião remota? E-mails chegando, notificações do WhatsApp bombando ou mensagens no chat da empresa acabam sendo muito fáceis de distrair, não é mesmo?

Para manter as pessoas focadas, o facilitador precisa ajudar o cérebro dos participantes por meio de recursos visuais e instigar a colaboração de todos. Isso faz com que as pessoas fiquem mais engajadas na reunião e que haja menos chance de se distraírem.

Outra opção muito estimulante, é a possibilidade de levar um grupo de muitas pessoas para trabalharem juntas em um board no Miro - sem precisar que elas façam login ou que migrem para outra tela.

Para “quebrar” a monotonia em falas muito extensas, é possível criar momentos de interação com flashcards e, além disso, instigar a participação das outras pessoas com atividades como a da imagem a seguir, onde cada um consegue mostrar aos outros participantes em que lugar do mapa está.

 

4. Alterne apresentações com trabalhos em grupo

 

Não é possível manter uma pessoa focada por mais de 15 - 20 minutos, absorvendo o que está ouvindo - verdadeiramente - durante a apresentação de um conteúdo. Por isso, quando planejar sua reunião ou workshop, é essencial que você pense na “coreografia” do seu encontro, alternando momentos de apresentação e interações em pequenos grupos.

Graças à funcionalidade de "breakout rooms”, também disponível em outras plataformas, é possível aproveitar ao máximo a diversidade cognitiva da equipe, dividindo-a em grupos menores, possibilitando que as pessoas mais introvertidas tenham mais espaço para contribuir com insights.

Aqui na Hyper Island nossas sessões têm sempre pelo menos duas atividades em breakout rooms. As funcionalidades do Butter nos permitem observar as discussões em breakouts, sem quebrar o flow dos participantes.

Desenhe a experiência dos seus próximos encontros

Criar conexões, incentivar a participação da equipe, ser visual e organizar momentos de atenção para pequenos grupos, são alguns dos meios para tornar os encontros remotos mais engajados e energizantes. O Butter é uma das diversas plataformas que surgiram durante a pandemia, e que realmente nos ajudou a potencializar esses insights.

Então, como você está pensando em organizar o seu próximo encontro? Quais dessas dicas se encaixam com a sua equipe? Como pretende quebrar a rotina e levar o trabalho do time para um novo patamar?

Ah, e se você não sabe como a sua reunião pode ser mais colaborativa e agregar à sua equipe, talvez essa reunião tenha que ser um e-mail ;-)

 

Fotos: Divulgação 

 

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Sobre a autora

Sabryna Alsfasser é speaker e facilitadora nas áreas de Liderança, Desenvolvimento de Times, Inovação e Agilidade. Coordenando os cursos da Hyper Island Américas, desenha experiências de aprendizagem que levam indivíduos a se desenvolverem e se tornarem relevantes no mercado de trabalho.